Section 1 : Notre objectif
L’objectif principal de KLB Group est de bâtir des relations de confiance avec ses collaborateurs et partenaires commerciaux, et s’engage ainsi à respecter scrupuleusement les règles en matière d’éthique professionnelle et de compliance.
L’objectif de la présente procédure est de fournir des lignes directrices claires sur la façon dont KLB Group aborde et gère les alertes.
KLB Group a également à cœur d’avoir un retour d’information et d’encourager ses collaborateurs et partenaires à s’exprimer lorsqu’ils sont témoins d’activités ou d’agissements qu’ils jugent répréhensibles ou ne correspondent pas aux valeurs que défend KLB Group.
Cette Procédure est placée sous la responsabilité du Comité éthique et conformité de KLB Group.


Section 2 : Cadre légal
Cette Procédure se conforme aux obligations de la loi française, dont le respect s’impose à l’ensemble des sociétés et filiales du Groupe quel qu’en soit le lieu d’établissement, KLB Group étant un groupe français. Ces obligations incluent :

• La loi dite « Sapin II » (loi n°2016 – 1691 du 9 décembre 2016) et notamment à ses dispositions relatives à la protection des lanceurs d’alerte et celles relatives à la lutte contre la corruption

• La loi sur le devoir de vigilance (loi n°2017- 399)

• La directive UE 2019/1937 sur la protection des lanceurs d’alerte

• La loi n°2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte, et ses décrets d’application en date du 3 octobre 2022

Section 3 : Définition du lanceur d’alerte
Il s’agit de toute personne physique qui signale ou divulgue, de manière confidentielle ou anonyme, sans contrepartie financière directe et de bonne foi, un comportement illégal, malhonnête ou frauduleux au sein des opérations de KLB Group (le « Lanceur d’alerte »).
Lorsqu’il transmet un signalement, le Lanceur d’alerte doit agir de bonne foi. Lorsque le signalement contient des allégations fausses, infondées ou opportunistes, dans un but diffamatoire ou pour causer un préjudice à autrui, KLB Group peut prendre des mesures disciplinaires et/ou juridiques.

Il est rappelé que les pratiques dilatoires ou abusives sont condamnées à une amende civile de 60.000 euros.


Section 4 : Qui peut émettre une alerte ?
Les personnes suivantes sont susceptibles d’effectuer un signalement :

• les membres du personnel (salariés, anciens salariés et candidats lorsque les informations ont été obtenues dans le cadre de l’ancienne relation de travail ou de la candidature) ;

• collaborateurs extérieurs et occasionnels (salariés mis à disposition et intérimaires, agents et mandataires, directeurs, etc.) ;

• les actionnaires ;

• les associés et titulaires de droits de vote au sein des assemblées générales de l’entité;

• les membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance ;

• les cocontractants ainsi que leurs sous-traitants de l’entité (prestataires, fournisseurs, clients, etc.).

Section 5 : Quels comportements doivent être signalés ?
Le Lanceur d’alerte peut signaler un comportement illégal, malhonnête ou frauduleux, notamment (liste non exhaustive) :

• un crime,

• un délit,

• une menace ou un préjudice pour l’intérêt général,

• une violation ou une tentative de dissimulation d’une violation du droit international ou de l’Union européenne, de la loi ou du règlement,

• un manquement à un engagement contractuel de KLB Group,

• un comportement discriminant,

• un comportement contraire à l’éthique

• Toute violation du Code de conduite et/ ou autres politiques et procédures de KLB Group

(ci-après « Faute »).


Section 6 : Effectuer un signalement (comment émettre une alerte)
Si vous découvrez une Faute (voir section 5) au sein des opérations de KLB Group, si vous en avez connaissance ou si vous avez des motifs raisonnables de suspecter une telle Faute, vous êtes invité à en informer immédiatement KLB Group.
Il est rappelé que les collaborateurs peuvent, avant de transmettre une Faute au titre de la présente Procédure, s’adresser à leurs managers, aux responsables des ressources humaines, au service juridique, aux instances représentatives du personnel. Toutefois, si pour quelque raison que ce soit, vous êtes réticent à utiliser ces moyens, KLB Group a mis en place des canaux de signalement interne.

6.1. Les canaux de signalement interne
Plusieurs canaux sont mis à votre disposition pour émettre une alerte.

• Par courrier à l’adresse suivante : KLB Group, Référent éthique, 2 Rue Paul Cézanne, 93364 Neuilly-Plaisance

• E-mail à l’adresse suivante : compliance@klbgroup.com

Les alertes sont reçues par le Comité éthique et compliance de KLB Group, et traitées par les personnes spécialement habilitées à cette mission en vertu de la présente Procédure (référents internes).
L’utilisation des canaux ci-dessus est facultative et le choix du canal est libre.

6.2. Informations à transmettre
Le signalement de la Faute, doit être détaillé et documenté, comportant les éléments suivants :

• Description détaillée des évènements et de la manière dont ils ont été porté à la connaissance du Lanceur d’alerte,

• Date et lieu des évènements,

• Noms et postes des personnes impliquées, ou informations permettant de les identifier,

• Noms d’autres personnes susceptibles d’attester des faits allégués,

• Sauf à demander l’anonymat, l’identité du Lanceur d’alerte,

• Tout autre élément susceptible d’aider l’équipe en charge de l’enquête à vérifier les faits.

Section 7 : Mesures de protection du Lanceur d’alerte
7.1. La confidentialité de l’identité du Lanceur d’alerte
La procédure mise en œuvre pour recueillir les signalements a pour objet de garantir le strict respect de la confidentialité de l’identité du ou des auteurs du signalement, des personnes visées par celui-ci et des informations recueillies par l’ensemble des destinataires du signalement. Les signalements sont gérés par les gestionnaires des dossiers, accessibles uniquement aux personnes autorisées de l’équipe chargée de l’enquête.
L’ensemble des parties impliquées dans l’enquête sont soumises à une obligation stricte de confidentialité.
Les éléments de nature :

• A identifier le Lanceur d’alerte ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, avec le consentement du Lanceur d’alerte.

• A identifier la personne mise en cause, ne peuvent être divulgués, sauf à l’autorité judiciaire, et une fois que le caractère fondé de l’alerte aura été établi.

7.2. L’anonymat
KLB Group respecte et protège votre identité si vous choisissez de faire un signalement anonyme.
A aucun moment, il ne sera demandé au Lanceur d’alerte de découvrir son identité ; par ailleurs, le Lanceur d’alerte peut, à tout moment de l’enquête, refuser de dévoiler son identité.
Il convient de noter que KLB Group fera tout son possible pour enquêter sur votre alerte, toutefois dans certains cas, il y a des limites à ce qui peut être accompli lorsque le Lanceur d’alerte a choisi l’anonymat.

7.3. Absence de représailles
KLB Group ne tolérera aucune forme de représailles, menace, intimidation, sanction ou discrimination à l’encontre du Lanceur d’alerte, des tiers liés au Lanceur d’alerte ou de quiconque ayant aidé le Lanceur d’alerte à transmettre un signalement ou ayant pris part à l’enquête.

Section 8 : La procédure interne
Signalement ➤ Accusé de réception ➤ Enquête ➤ Retour d’information ➤ Rapport ➤ Tenue des dossiers

8.1. Accusé de réception
A compter de la réception du signalement, un gestionnaire du dossier (référent) sera désigné. Il dispose d’un délai de 7 jours ouvrés pour adresser un accusé de réception au Lanceur, à supposer que celui-ci aura indiqué ses coordonnées.

8.2. La phase de l’enquête
Le signalement fera l’objet d’une enquête menée conformément à la présente Procédure, dans le respect de principes de confidentialité, impartialité et d’équité vis-à-vis des personnes impliquées.
Le gestionnaire du dossier effectuera une évaluation initiale pour confirmer qu’il s’agit d’une alerte valide (analyse de la recevabilité), qui consiste à s’assurer que :

• le signalement entre bien dans le champ d’application de la présente Procédure,

• le Lanceur d’alerte agit de bonne foi et de manière désintéressée,

• tous les éléments signalés sont factuels et suffisamment détaillés pour pouvoir faire l’objet de vérifications.

Le gestionnaire du dossier peut contacter le Lanceur d’alerte pour avoir des informations supplémentaires et/ou preuves concernant la Faute, s’il existe un canal de communication pour ce faire.
Le délai maximum pour l’examen de recevabilité est de 30 jours calendaires.

8.3. Retour d’information
Au plus tard 3 mois après l’accusé de réception, le Lanceur d’alerte recevra un retour d’information s’il a laissé des coordonnées.

8.4. Rapport
A la fin de l’enquête, l’équipe chargée de l’enquête préparera un rapport de synthèse décrivant les mesures d’investigation appliquées. Il est possible de partager une version anonymisée et confidentielle de ce rapport en dehors de l’équipe chargée de l’enquête avec la direction, uniquement en cas de besoin aux fins de prise d’une décision définitive.

8.5. Décision
L’équipe chargée de l’enquête, en éventuelle collaboration avec la direction, prendra une décision définitive quant à la preuve de la Faute et définira les mesures appropriées nécessaires pour mettre un terme à la Faute et protéger KLB Group.
Un membre de l’équipe chargée de l’enquête rédigera un rapport final reprenant une description des faits et exposant la décision définitive qui aura été prise :

• en cas de Faute avérée, des mesures appropriées seront définies afin de mettre un terme à la Faute et protéger KLB Group ; ou

• en cas d’insuffisance ou absence de preuves indiquant une Faute, aucune mesure ne sera prise.

Le Lanceur d’alerte sera informé de la conclusion du rapport et de la décision prise, à supposer qu’il ait laissé ses coordonnées.

8.6. Tenue des dossiers
Les dossiers des signalements transmis par le Lanceur d’alerte seront conservés de manière à garantir un traitement strictement confidentiel du signalement.
Si le signalement est transmis de manière orale, le gestionnaire fera une transcription écrite pour faciliter le traitement. De même, si le signalement est transmis verbalement lors d’une réunion à la demande du Lanceur d’alerte, un procès-verbal de cette réunion sera rédigé. Le Lanceur d’alerte a la possibilité de vérifier les éléments retranscrits et éventuellement y apporter des modifications, avant signature.

Les dossiers seront conservés pour une durée maximum de 2 ans après clôture de l’enquête. Au-delà, les dossiers seront détruits.

L’enquête est considérée comme terminée lorsque :

• soit il a été décidé de ne pas prendre de mesure,

• soit tous les éléments d’actions définis dans la décision définitive auront été mis en œuvre ou terminés. Dans ce cas, l’enquête sera terminée à l’expiration de tous les délais légaux pour les recours juridiques, ou à l’épuisement de ces recours.