Mot de la Direction
KLB est un cabinet de conseil international spécialiste de la performance opérationnelle depuis près de 30 ans.
Avec notre mix de compétences – expertise, réactivité, agilité –,nous accompagnons nos clients dans la définition et la réalisation de leurs projets de bout en bout : conseil, production et déploiement opérationnel des solutions identifiées.
Par ailleurs, KLB est fortement engagé dans une démarche RSE complète, et nous avons entrepris une transformation que nous voulons pérenne.

Plus que jamais conscients de notre impact et de la nécessité d'adapter nos pratiques dans un monde en mutation, nous portons au quotidien, depuis 2009, les valeurs et les attentes du Pacte Mondial des Nations-Unies. Nos actions sont guidées par la ferme conviction que la croissance économique durable et inclusive nécessite des engagements forts dont les premiers ambassadeurs sont nos collaborateurs. Nous développons particulièrement le sens des responsabilités de chacun et l’esprit d’entreprenariat qui nous guide depuis notre création.

Notre développement s’est construit autour de trois valeurs clés que nous portons au quotidien : Confiance, Proximité et Engagement. Ces valeurs nous permettent de construire une relation durable avec nos clients, nos partenaires et nos fournisseurs, notre écosystème et l’ensemble de nos parties prenantes.

Conscient de la nécessité de nous adapter constamment aux opportunités et aux risques inhérents à notre activité, nous avons mis en place un système de gestion complet, comportant notamment des politiques et des procédures nous permettant de veiller à l’amélioration continue de nos pratiques, renforcer la sécurité de tous, tout en faisant du respect de l'intégrité de nos clients, de nos fournisseurs et de nos collaborateurs, une priorité.

Mathieu Dominguez
Directeur Général


1. Propos introductifs
a. Nos valeurs
Confiance : une entreprise qui me donne confiance et qui me fait confiance. Chez KLB, la confiance est au cœur de la relation instaurée avec ses clients et ses collaborateurs. L'entreprise s'engage à établir un climat de confiance mutuelle. En tant que client, KLB est un réel vecteur de sérénité : c’est l’assurance de voir ses projets rapidement pris en charge avec le dispositif le plus adapté. En tant que collaborateur, KLB permet à chacun de façonner son propre chemin vers la réussite.

Proximité : KLB, un allié au quotidien. KLB s'attache à être présent à chaque étape d’un projet, en misant sur une relation de proximité géographique, aussi bien pour ses clients que pour ses collaborateurs. Les clients bénéficient d’un accompagnement important tout au long des projets. KLB est une entreprise où chaque collaborateur est reconnu, écouté et accompagné au quotidien.

Engagement : un partenaire et un employeur engagé. KLB s’engage auprès de l’ensemble de ses parties prenantes à développer des pratiques responsables, notamment via l’obtention de labels et de certifications. L’entreprise est dans une démarche d’amélioration continue pour favoriser la performance opérationnelle tout en veillant au bien-être de ses collaborateurs et à son impact socio-environnemental. En tant qu’employeur, l'entreprise se soucie du bien-être de ses consultants, veillant à ce qu'ils travaillent dans des conditions optimales pour s’épanouir grâce à un management participatif et de proximité, ainsi qu’une réelle attention portée au maintien d’un équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

b. L’objet du Code
Le présent Code de conduite et d’éthique professionnelle (le « Code ») définit les valeurs et principes essentiels que KLB Group entend respecter et faire respecter par l’ensemble de ses collaborateurs tant en interne que dans le cadre des relations avec les tiers. Ces valeurs et principes constituent le socle du succès de KLB Group et sont essentiels à l’aboutissement de notre demande RSE et les engagements y afférents.

c. Champ d’application
Ce Code supporte l’ensemble de nos exigences et engagements en terme d’éthique et bonnes pratiques au sein de KLB Group. Il se conforme aux dispositions de la loi française et européenne et s’applique de manière générale à tous les collaborateurs, cadres et dirigeants de KLB Group, ainsi qu’à ses filiales.
La réputation de KLB Group s’est construite sur la qualité de ses prestations et la confiance que les clients lui accordent. Ainsi, le Code sera communiqué également aux tiers qui contribuent au développement des activités de KLB Group afin de s’assurer de la bonne compréhension et du respect des pratiques et conduites acceptables.
Le Code contiendra une annexe spécifique comportant les dispositions de la législation locale d’un pays dans lequel KLB Group exerce ses activités. Le Code sera traduit dans la langue utilisée dans chaque pays concerné.
Les traductions de ce Code pouvant être sujettes à interprétation, seule la version française fait référence.

d. Modification et révision du Code
Ce Code est valable pour une durée illimitée. Il sera remis à jour tous les 2 ans, en fonction des évolutions du Groupe, des obligations légales liées à l’éthique, conformité et plus généralement à la RSE.
Toute modification du Code doit être approuvée par le Comité de direction de KLB Group.
Toute modification ultérieure ou tout retrait de clause de cette charte serait effectuée conformément aux dispositions du Code du travail.
Le détenteur du Code est le département Juridique, sous l’approbation de la Direction Financière
Ce Code est un document émis par KLB Group.

e. Règles internes
Le Code est complété par un ensemble de Règles Internes. Ces Règles Internes définissent un standard minimum de comportement qui peut être complété par l’adoption de mesures supplémentaires.

f. Devoir de conformité
Tous les Collaborateurs doivent comprendre et se conformer aux dispositions énoncées dans le présent Code et dans les Règles Internes ainsi que dans les autres règlements internes applicables à leurs périmètres d’activités.
Les directeurs et managers de KLB Group ont le devoir et la responsabilité de s’assurer que toutes les personnes travaillant avec eux et/ou sous leur direction ont effectivement pris connaissance du Code, le comprennent parfaitement, et sont capables de bien le respecter. Les collaborateurs peuvent leur demander conseil afin de mieux comprendre le Code.
Le respect des meilleures pratiques en termes d’éthique et d’intégrité est donc exigé de l’ensemble des collaborateurs. Ainsi, chaque personne rejoignant la structure doit prendre connaissance du Code et le retourner signé.

Lorsqu’ils ont un doute sur le sens des dispositions du Code ou son application lors d’évènements spécifiques, les collaborateurs sont invités à en parler à leur supérieur hiérarchique, s’adresser au département des Ressources humaines (support.rh@klbgroup.com) ou le Référent éthique (compliance@klbgroup.com).

g. Acceptation du Code
Le Code fait partie intégrante des Règles internes applicables au sein de KLB Group. Ainsi il doit être retourné signé par les collaborateurs concernés.


2. Raisons de l’établissement du Code
KLB Group souhaite établir des relations de confiance et pérennes avec l’ensemble de ses partenaires commerciaux. Ce Code est un document de référence et contribue ainsi à aider les Collaborateurs de KLB Group à comprendre les pratiques et comportements acceptables et ceux à proscrire dans le cadre de leur profession. Ce Code leur offre les outils nécessaires afin de leur permettre de répondre à toute question d’ordre éthique qu’ils pourraient rencontrer dans l’exercice de leurs fonctions.
Cette démarche contribue à lutter de manière efficace contre la corruption et tout manquement à l’éthique et intégrité.


3. Règles de conduite
a. Conduite loyale des affaires
KLB Group exerce son activité dans le respect de la loi, de la réglementation et de l’éthique professionnelle.
Les Collaborateurs doivent également respecter les engagements contractuels vis-à-vis des fournisseurs. Ainsi, ils doivent contractualiser l’ensemble des aspects qualités, coûts, délais et les engagements RSE, et veiller à les honorer. Une conduite loyale de la part des Collaborateurs instaure des relations de confiance avec les clients et fournisseurs de KLB Group.

b. Développement durable
KLB Group entend contribuer à un développement économique et social de qualité, reposant sur le respect des droits fondamentaux de l’homme et du travail et de la protection de l’environnement, la lutte contre la corruption, lutte contre l’exclusion, la diversité, devoir de vigilance, les dispositions du RGPD.
A ce titre, chaque collaborateur de KLB Group s’engage à respecter les politiques et procédures internes, et notamment celles portant sur les engagements RSE du groupe. Il s’engage ainsi à respecter et à promouvoir ces politiques et à prendre en considération toute mise à jour qui y serait apportée et portée à sa connaissance.

Il s’engage également à collaborer avec des fournisseurs respectueux des principes du pacte mondial de l’ONU et ceux de la charte RSE fournisseurs KLB Group. Il s’agit de s’assurer que ces fournisseurs respectent les droits de l’Homme, le code du travail, l’environnement, la lutte contre la corruption, la lutte contre l’exclusion, la diversité, le devoir de vigilance et le RGPD notamment, tout comme chaque collaborateur KLB Group le fait dans ses missions quotidiennes.
Les Collaborateurs se doivent de sélectionner en priorité des fournisseurs en conformité avec les lois, réglementations, normes en matière d’environnement et avec ceux qui entreprennent des démarches écoresponsables, sociale et sociétale (RSE).

c. Environnement de travail, diversité et inclusion
KLB Group assure un environnement de travail sur, sain et agréable, exempt de toute forme de discrimination et de harcèlement. Les Collaborateurs doivent se traiter avec respect, ne doivent jamais adopter des comportements susceptibles de heurter la dignité d’autrui. Nos collaborateurs s’engagent à rester professionnel et courtois en toute situation, à refuser tout comportement socialement répréhensible. Il est important pour KLB Group de garantir à l’ensemble de ses collaborateurs, un environnement de travail sûr, sain et agréable. Tout comportement répété pouvant altérer la qualité des conditions de travail d’un collaborateur n’est pas acceptable et peut faire l’objet de conséquences graves et de sanctions envers celui qui les perpétue. Pour toute interrogation concernant la charte, un référent éthique a été désigné par KLB Group et qui peut être contacté notamment par courriel à l’adresse suivante : compliance@klbgroup.com.
KLB Group condamne tout type de harcèlement (le harcèlement moral et le harcèlement sexuel constituent des délits, pouvant donner lieu à des sanctions disciplinaires et poursuites pénales), discrimination, intimidation ou persécution.

d. Protection des actifs
Les actifs corporels de KLB Group, tels que les immeubles, l’équipement et les fournitures, doivent être protégés des détériorations et abus et ne doivent être utilisés qu’à des fins professionnelles, sauf dispositions particulières définies dans le règlement intérieur. En effet, le mauvais usage de ces ressources peut nuire à nos performances opérationnelles et financières.
Les Collaborateurs doivent respecter la politique de confidentialité du groupe, ainsi que celle des clients et fournisseurs.
De même, ils doivent communiquer ces informations uniquement aux seuls interlocuteurs habilités à les recevoir. Les mêmes règles s’appliquent à tous les documents comportant de telles informations confidentielles.

La propriété intellectuelle de KLB Group (c’est-à-dire les idées, produits, méthodes, stratégies, etc.) doit être protégée, y compris, s’il y a lieu, au moyen de brevets, marques et droits d’auteur. Cette obligation persiste même après la fin de la relation de travail.

e. Informations personnelles et respect de la vie privée
Les informations personnelles doivent être traitées avec soin et le droit au respect de la vie privée doit être respecté.
Les données personnelles concernant des tiers (clients, fournisseurs…) doivent être réservées aux personnes ayant besoin d’en avoir connaissance et doivent être traitées conformément à la législation locale.
Les données personnelles sont définies comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Une personne peut être définie directement ou indirectement : Nom, prénom, adresse, photo, email, localisation, tél., numéro de sécurité sociale, adresse IP, identifiant… et les éléments propres à son identité physique, physiologique, psychique, génétique, économique, sociale ou culturelle.
Tout Collaborateur de KLB Group doit respecter les dispositions relatives à la protection des données personnelles, découlant à la fois des règles internes à la société ou des accords conclus par cette dernière.

f. Conflit d’intérêts
Un conflit d’intérêt survient lorsque les intérêts personnels d’un Collaborateur compromettent sa capacité à assumer pleinement et objectivement ses responsabilités au profit de KLB Group.
Chacun doit éviter toute prise d’intérêt chez un concurrent, fournisseur ou client de KLB Group, sauf autorisation préalable et écrite de sa hiérarchie et de la direction.
Tout collaborateur KLB Group doit donc être impartial dans sa prise de décision pour éviter tout conflit d’intérêt.
De même la Transparence est l’un des piliers fondamentaux de l’éthique et doit être respectée par l’ensemble des Collaborateurs de KLB Group.

g. Lutte contre la corruption
Aux termes de l’article 433-1 du Code pénal, la corruption est un comportement pénalement répréhensible par lequel une personne sollicite, agrée ou accepte un don, une offre ou une promesse, des présents ou des avantages quelconques en vue d'accomplir, de retarder ou d'omettre d'accomplir un acte entrant d'une façon directe ou indirecte dans le cadre de ses fonctions. KLB Group et ses Collaborateurs doivent respecter les dispositions de la loi Sapin II, ainsi que toutes les lois anti-corruption en vigueur dans les pays où KLB Group opère.

Ainsi, les Collaborateurs ne doivent accepter une quelconque rétribution, prestation ou avantage financier, direct ou indirect de la part de ses fournisseurs. Ils doivent s’abstenir d’accepter une quelconque offre, cadeau ou avantage qui pourrait influencer le processus de décision et compromettre l’intégrité de KLB Group, et notamment : en périodes d’attribution de marchés, lors de la négociation et/ou renouvellement de contrats ou dans le cadre de la réalisation d’un projet dans un pays classé à risque de corruption.
Par dérogation, et si la politique du client prévoit une tolérance d’un montant raisonnable (moins de 50€), le consultant KLB peut accepter un cadeau en concertation avec son management, s’il s’agit d’un geste à l’égard d’un public ciblé et jamais un cadeau individuel à titre de récompense ou pour influer sur le résultat d’une décision.
Conformément à la politique de lancement d’alerte de KLB Group, tout collaborateur recevant ou se voyant proposer une contrepartie financière doit le signaler immédiatement à son manager et/ou Référent éthique. KLB Group ne verse ni pot-de-vin et/ ou avantage quel qu’il soit dans l’intention d’obtenir ou d’octroyer un marché ou une affaire.

h. Relations avec les Clients / Fournisseurs
Les Collaborateurs doivent porter les valeurs et défendre les intérêts de KLB Group. Ils doivent se comporter de manière franche et naturelle, rester intègre, respectueux, et honnête pour conduire au mieux les relations avec les fournisseurs et clients dans l’intérêt des valeurs de KLB Group.
Les Collaborateurs KLB Group s’engagent à respecter les engagements contractuels vis-à-vis des clients et fournisseurs du groupe et ainsi à contractualiser l’ensemble des aspects qualité, coûts, délais et les engagements RSE et veiller au respect de ses derniers.
Ainsi, KLB Group s’engage au quotidien avec ses Collaborateurs et avec les tiers, tout en cherchant à améliorer sans cesse ses pratiques envers la société.

i. Achats Responsables
En accord avec la définition de l’Afnor et dans le respect du LABEL RFAR, KLB Group met un soin particulier dans sa démarche d’Achats Responsables. Ainsi, en ayant une approche de coût global de l’acquisition, et en considérant le cycle de vie de ses achats, KLB Group choisi d’en faire des acquisitions durables, respectueuses de l’environnement, solidaire, éthique et équitable. Nous sommes persuadés que contribuer à notre échelle à ces grands enjeux mondiaux nous permet de créer de la valeur tout en restant innovant. KLB Group attend de chaque collaborateur une prise en compte de ces notions dans les missions qui lui sont confiées. A ce titre, il est demandé à chaque collaborateur de suivre la formation Achats Responsables mise en place par KLB Group et de respecter la politique et la procédure liées.
Tout fournisseur doit également prendre connaissance de la charte RSE et s’engage à respecter les obligations afférentes à cette charte. Celle-ci figure d’ailleurs dans le contrat avec nos prestataires.


4. Prévention, signalement des violations du Code et procédure d’alerte
a. Le rôle des managers
Les managers se doivent d’être des exemples de la conduite à suivre. Ils s’assurent, par tous moyens, que les collaborateurs sous leur autorité hiérarchique aient connaissance des dispositions du présent Code et de sa bonne application, au même titre que l’ensemble des Règles Internes applicables à KLB Group.
Les managers doivent prendre le temps d’écouter attentivement et activement le Collaborateur qui s’interroge quant à la conduite à tenir dans le cadre d’une situation particulière.
Les managers ont ainsi un rôle primordial de prévention des risques de violation du Code et de sensibilisation à l’importance de l’éthique au sein de KLB Group.

b. Le signalement et la procédure d’alerte
KLB Group encourage ses Collaborateurs à signaler les manquements liés à des pratiques ou actions dont ils considèrent qu’elles constituent effectivement ou potentiellement une violation de la loi, du Code, des Règles internes ou d’autres réglementations locales.
Les signalements peuvent être effectués par écrit ou oralement. Ils sont traités dans la plus stricte confidentialité conformément à la loi et aux Règles Internes applicables. Le non-respect du Code peut mettre en danger l’activité et la réputation de KLB Group. Vous ne devez donc pas hésiter à parler et à signaler les comportements inappropriés dont vous avez été témoin.
Les mesures de représailles contre les Collaborateurs signalant des problèmes de bonne foi ne sont pas tolérées et des sanctions disciplinaires peuvent être engagées à l’encontre de leur auteur. Être de ”bonne foi“ signifie fournir des informations et penser qu’elles sont véridiques.
Le recueil et le traitement des alertes seront gérées conformément aux dispositions légales en vigueur.


5. Dispositions finales
Mesures disciplinaires
TOLERANCE ZERO POUR LES INFRACTIONS
Une infraction au présent Code, même mineure, peut porter préjudice à la réputation de KLB Group, et ne sera pas tolérée.
Les violations du Code sont passibles de sanctions disciplinaires, incluant potentiellement la résiliation du contrat de travail, et, dans le cas de violations graves, de poursuites judiciaires.